Dans le monde du commerce de détail, tout semble se dérouler à une vitesse fulgurante. Avant même que le panneau « ouvert » ne s’illumine le matin et jusqu’à ce qu’il s’éteigne le soir, lorsque la lumière s’éteint, employés et managers travaillent sans relâche pour préparer et maintenir leurs magasins et produits pour leurs clients. Le personnel de vente interagit avec le public pour aider à stimuler les ventes, établir des relations et développer l’entreprise à chaque interaction avec le public. Sans ces efforts de la part de la ligne de front, aucune entreprise ne pourrait prospérer sur le marché de détail toujours plus concurrentiel. Pourtant, chaque jour, des tâches administratives courantes drainent trop de temps et freinent sévèrement la productivité des employés et des managers.
Le Fardeau des Tâches Administratives
La plupart de ces tâches administratives concernent la communication (ou son absence) entre les managers et les employés pour résoudre des problèmes qui devraient être simples, que ce soit pour corriger un planning erroné ou gérer des problèmes de pointage. Bien que de nombreuses entreprises puissent avoir des processus et des protocoles pour aider à soulager une partie du stress associé à ces situations, il existe un concept clé intégré directement dans UKG Pro Workforce Management qui peut simplifier ces tâches chronophages : la Responsabilité des Employés.
Expérience Personnelle en Gestion de Détail
Avant de plonger dans la solution, je souhaite partager que ce problème est quelque chose de personnel pour moi. Avant de devenir Consultant en Solutions chez Simms & Associates, j’ai passé la majeure partie de ma carrière dans la gestion de détaillants pour des chaînes de magasins d’alcool dans le Midwest. Ce qui a commencé comme un job étudiant consistant à emballer de l’alcool et à remplir les rayons s’est rapidement transformé en rôles de leadership dans divers environnements de magasin. Que ce soit dans des villes universitaires, des magasins urbains ou des supermarchés en banlieue, j’ai acquis une expérience en gestion de détail dans presque tous les contextes. Bien que j’aimais parler de bière artisanale avec les clients et vendre certains des meilleurs liquides que l’Indiana a à offrir, je me retrouvais souvent embourbé dans des problèmes simples qui n’avaient pas de solution facile.
Le Défi des Pointages Oubliés
Un problème en particulier me hante encore : les oublis de pointage des employés. Je ne peux compter le nombre de post-it, de conversations ou de textos d’employés avec les heures de pointage correctes pour la semaine, ou pire, pour une période de paie précédente où l’employé n’a pas reçu son salaire complet. Bien qu’il soit facile de dire que les employés doivent être plus vigilants s’ils veulent être payés correctement, je dois admettre que j’étais aussi l’un des pires coupables des oublis de pointage. La vérité est qu’il n’y a pas toujours un facteur déterminant derrière ces situations.
Les Inefficiences des Systèmes Traditionnels
Dans notre entreprise, nous avions un seul ordinateur partagé pour les pointages, et plus souvent qu’autrement, autour des changements de quart, l’ordinateur était pris soit par un autre manager traitant des factures, par des employés essayant d’imprimer leurs documents et leur planning, ou par une file d’autres employés tentant de se pointer eux-mêmes. Lorsque les files de clients s’accumulent aux caisses, ou que les rayons des réfrigérateurs semblent vides et doivent être remplis le plus rapidement possible, une tâche simple comme se pointer peut être négligée. En tant que manager, on pourrait penser qu’il est facile de corriger la simple erreur, mais plus souvent qu’on ne le croit, cela peut être plutôt compliqué.
Pour mon entreprise, l’employé devait communiquer au manager l’heure de pointage manquante, qui devait ensuite transmettre cette information à un manager supérieur pour effectuer la correction. Si des pointages d’une période de paie précédente étaient manquants, ce manager devait impliquer les RH. Dans tous les cas, une documentation physique devait être utilisée pour tout changement, et cette documentation devait ensuite être envoyée au siège. Tout au long de ma carrière en gestion de détail, je rêvais de trouver des moyens pour mettre fin à ce cauchemar administratif.
Une Solution Moderne : Gestion de la Main-d’œuvre dans le Commerce de Détail avec UKG Pro
Passons au présent, où je travaille depuis quelques années chez Simms & Associates, aidant des clients dans des situations similaires à celle que j’ai connue à mettre en place UKG Pro Workforce Management pour réduire le stress des managers et des employés au sein de la structure du commerce de détail. Un conseil constant que je donne à nos clients est de redonner confiance et responsabilité aux employés comme moyen de réduire ces maux de tête administratifs pour tous les impliqués, en permettant spécifiquement aux employés de modifier leurs propres feuilles de temps. Si vous êtes un manager dans le commerce de détail lisant cela, vous avez peut-être eu un léger malaise après cette dernière ligne, mais c’est vraiment une fonctionnalité incroyable.
Comment Ça Fonctionne
Le fonctionnement est simple : votre employé continuera de pointer dans le système comme d’habitude, mais lorsqu’il oublie un pointage, il a maintenant la possibilité de se connecter (même sur son propre appareil si cela est autorisé !) durant les périodes moins chargées du cycle de vente et de faire la correction. Cette correction sera envoyée au manager approprié pour approbation, et à partir de là, le manager pourra accepter ou refuser les modifications en une seule fois. Le système agit comme un enregistrement, notant que l’employé et le manager ont tous deux validé la correction, éliminant ainsi le besoin de signatures papier physiques. En faisant confiance à l’employé avec cette responsabilité, cela non seulement soulage la communication constante et désorganisée entre l’employé et les managers, mais permet aussi à l’employé de se sentir davantage impliqué dans son rôle et sa croissance au sein de l’entreprise.
La gestion de la main-d’œuvre dans le commerce de détail n’est qu’un des nombreux moyens par lesquels UKG Pro Workforce Management peut aider une entreprise à se développer grâce à la responsabilité des employés. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce que le produit peut faire pour vous et votre entreprise, nous chez Simms & Associates sommes toujours prêts à en discuter !