Nous avons tous entendu ce discours commercial : « Ce système automatisera tous vos processus ! Il résoudra tous vos problèmes ! » Et nous voulons tous croire que c’est vrai, car, soyons honnêtes, si nous pouvons obtenir un système pour s’occuper des tâches quotidiennes ennuyeuses, qui ne sauterait pas sur cette économie de coûts ?
L’Importance de Comprendre les Processus Actuels
Chaque mise en œuvre de système réussie commence par la compréhension et la documentation des processus et pratiques actuels. Quels systèmes sont impliqués ? Qui effectue le travail ? Y a-t-il des impacts en aval si quelque chose change ? Utilise-t-on des processus manuels ? Chacune de ces questions, et les centaines d’autres qui devraient être posées, constitue des connaissances essentielles pour la conception et la construction d’une solution technologique. Plus vous en savez dès le départ, plus la nouvelle solution technologique sera performante et efficace.
Planification des Processus Futurs
Poser ces questions tôt ouvrira également des discussions sur le fonctionnement futur des processus. Quel système sera la source de vérité pour quelles données ? Qui sera impliqué dans les nouveaux processus ? La gestion du changement est-elle nécessaire pour intégrer de nouvelles pratiques ? Le nouveau processus documente-t-il tous les impacts et effets en aval ? Le nouveau système comportera-t-il encore des processus manuels ?
La Réalité des Processus Manuels
Cette dernière question surprend souvent les entreprises. Si une entreprise met en place un changement technologique pour automatiser des processus, alors il ne devrait y avoir aucun processus manuel – n’est-ce pas ? Dans un monde idéal, absolument. En réalité, nous vivons dans un monde où des facteurs comme la législation gouvernementale sont rédigés par des personnes qui ne comprennent pas les implications pratiques de ce qu’elles inscrivent sur papier. Les avocats ne comprennent pas que leur formulation dans un contrat rend la construction d’une solution technologique presque impossible. Les commissions, dans leur désir d’assurer une rémunération équitable des travailleurs, oublient que les solutions technologiques ne sont pas des élastiques que l’on peut modeler à souhait pour se conformer. Ces facteurs, parmi bien d’autres, signifient qu’il y aura presque toujours encore des processus manuels.
Le Rôle Crucial de la Documentation des Processus
Ce qui nous ramène à la question initiale : pourquoi la documentation des processus est-elle une partie si importante de la mise en œuvre d’un système ? Derrière chaque mise en œuvre de système réussie se trouvent une multitude de processus bien pensés et documentés qui traversent tout l’environnement technologique. Ces documents prennent en compte le qui, quoi, quand, pourquoi et comment de l’ensemble de l’environnement. Chacun sait ce qui est requis de lui et où il s’intègre. Commencer le développement de ces documents durant les phases de définition des besoins et de construction de l’implémentation aidera à intégrer le nouveau système et à comprendre quels autres changements pourraient être nécessaires dans l’environnement technologique dans son ensemble. Cela donnera également aux utilisateurs du système le temps de comprendre ce qui est attendu d’eux lorsque le nouveau système sera opérationnel.
L’Expertise et les Conseils de S&A
Les clients de S&A demandent souvent quelles sont les principales préoccupations lors de la mise en œuvre d’un nouveau système. Une réponse presque universelle est qu’une entreprise doit comprendre comment un nouveau système affectera ses systèmes et configurations existants, et qu’elle doit investir du temps et des ressources dans la compréhension de ses processus pour que l’implémentation soit réussie. Il est cependant un fait universel qu’il y a généralement seulement un budget X pour les mises en œuvre, et Y éléments à atteindre – et la documentation des processus se trouve souvent parmi les éléments qui sont laissés de côté.
Bien que S&A ne puisse pas toujours aider avec les questions budgétaires, nous pouvons fournir des conseils d’experts et des analystes d’affaires pour aider les clients à documenter leurs processus, à leur faire comprendre d’où ils viennent et où ils vont. Particulièrement dans le domaine de la gestion de la main-d’œuvre (WFM), il est essentiel de comprendre tous les aspects de l’entreprise. Les processus ne sont peut-être pas la partie la plus « cool » d’une implémentation, mais ils sont certainement l’une des plus importantes.
Contactez-Nous
Mettre en œuvre un nouveau système peut être un processus complexe et difficile, mais vous n’avez pas à le faire seul. Chez S&A, nous sommes là pour vous aider à chaque étape. Notre équipe de conseillers experts et d’analystes d’affaires peut vous assister dans la documentation de vos processus, la compréhension de votre environnement technologique et la garantie d’une mise en œuvre réussie.
Ne laissez pas les complexités de la documentation des processus vous freiner. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons soutenir les besoins de votre entreprise et vous aider à atteindre vos objectifs.
Laissez-nous être votre partenaire pour naviguer sur le chemin d’une mise en œuvre technologique fluide et efficace. Nous sommes impatients de travailler avec vous !