En el mundo del comercio minorista, todo parece moverse a una velocidad vertiginosa. Desde antes de que se encienda el letrero de «abierto» por la mañana hasta después de que se apague por la noche, empleados y gerentes trabajan incansablemente para preparar y mantener sus tiendas y productos para sus clientes. El personal del comercio minorista interactúa con el público para impulsar las ventas, establecer relaciones y hacer crecer la empresa con cada interacción pública. Sin estos esfuerzos desde el frente, ninguna empresa podría prosperar en el mercado minorista tan competitivo de hoy. Sin embargo, cada día, tareas administrativas comunes consumen demasiado tiempo y obstaculizan gravemente la productividad de empleados y gerentes.
La Carga de las Tareas Administrativas
La mayoría de estas tareas administrativas giran en torno a la comunicación (o la falta de ella) entre gerentes y empleados para solucionar problemas que deberían ser simples, ya sea trabajar para resolver un horario incorrecto o lidiar con problemas en las tarjetas de tiempo. Si bien muchas empresas pueden tener procesos y protocolos para ayudar a aliviar algo del estrés asociado con estas situaciones, hay un concepto clave incorporado en UKG Pro Workforce Management que puede optimizar estas tareas que consumen mucho tiempo: la Responsabilidad del Empleado.
Experiencia Personal en la Gestión Minorista
Antes de abordar la solución, quiero compartir que este problema es algo cercano a mi corazón. Antes de convertirme en Consultor de Soluciones en Simms & Associates, pasé la mayor parte de mi carrera en la gestión minorista de cadenas de tiendas de licores en el Medio Oeste. Lo que comenzó como un trabajo universitario empacando licor y reponiendo estantes rápidamente se convirtió en roles de liderazgo en diversos entornos de tienda. Ya fuera en tiendas en ciudades universitarias, tiendas de la ciudad o supermercados suburbanos, adquirí experiencia en gestión minorista en casi todos los contextos. Aunque disfrutaba hablando de cerveza artesanal con los clientes y vendiendo algunos de los mejores licores que Indiana tiene para ofrecer, a menudo me encontraba atrapado en problemas simples que no tenían una solución fácil.
El Desafío de los Olvidos al Registrar Entradas y Salidas
Un problema en particular todavía me persigue: los olvidos de registros de entradas y salidas por parte de los empleados. No puedo contar la cantidad de notas adhesivas, conversaciones o mensajes de texto de empleados con tiempos de registro correctos para la semana, o peor aún, para un período de pago anterior en el que el empleado no recibió su cheque completo esperado. Aunque es fácil decir que los empleados deben mejorar si quieren ser pagados correctamente, lamento admitir que también fui uno de los peores infractores en cuanto a los registros faltantes. La verdad es que no siempre hay un único factor detrás de estas situaciones.
Las Ineficiencias de los Sistemas Tradicionales
En nuestra empresa, teníamos una computadora que todos compartíamos para registrar las entradas y salidas, y con frecuencia, alrededor del cambio de turno, la computadora era utilizada por otro gerente que procesaba facturas, empleados que intentaban imprimir sus documentos y horarios, o una fila de otros empleados intentando registrar sus entradas. Cuando se forman filas de clientes en las cajas registradoras o los estantes del refrigerador lucen vacíos y necesitan llenarse lo antes posible, una tarea simple como registrar la entrada puede pasarse por alto. Como gerente, uno pensaría que sería fácil corregir el simple error, pero más a menudo de lo que se piensa, puede ser bastante desafiante.
En mi empresa, el empleado tenía que comunicar a un gerente la entrada que había olvidado registrar, quien a su vez tenía que comunicar la misma información a un gerente de nivel superior para hacer la corrección. Si las entradas de un período de pago anterior se habían olvidado, ese gerente debía involucrar a Recursos Humanos. En todos los casos, se tenía que utilizar documentación física para cualquier cambio, y luego esa documentación se debía enviar a la sede corporativa. A lo largo de toda mi carrera en la gestión minorista, soñaba despierto con formas de poner fin a esta pesadilla administrativa.
Una Solución Moderna: Gestión de la Fuerza Laboral en el Comercio Minorista con UKG Pro
Pasemos a la actualidad, donde llevo varios años trabajando en Simms & Associates, ayudando a clientes en situaciones similares a mi antiguo yo a implementar UKG Pro Workforce Management para reducir el estrés de gerentes y empleados en toda la estructura comercial minorista. Un consejo consistente que ofrezco a los clientes es devolver la confianza y la responsabilidad a los empleados como una forma de reducir estos dolores de cabeza administrativos para todos los involucrados, específicamente permitiendo a los empleados editar sus propias tarjetas de tiempo. Si eres un gerente minorista que está leyendo esto, es posible que hayas tenido un leve ataque al corazón después de la última línea, pero realmente es una característica increíble.
Cómo Funciona
La forma en que funciona es simple: su empleado seguirá registrando sus entradas y salidas en el sistema como de costumbre, pero cuando omitan registrar una entrada, ahora tendrán la opción de iniciar sesión (¡incluso en su propio dispositivo si se permite!) durante los tiempos menos ocupados durante el ciclo minorista y corregir la omisión. Esta corrección iría al gerente correspondiente para su aprobación, y desde allí, el gerente puede aceptar o rechazar los cambios en una sola sesión. El sistema actúa como un registro, notando que tanto el empleado como el gerente han aprobado la corrección, eliminando la necesidad de firmas en papel físico. Al confiar al empleado con esta responsabilidad, no solo se alivia la comunicación constante y desorganizada entre el empleado y los gerentes, sino que también permite al empleado sentirse más comprometido con su rol y crecimiento dentro de la empresa.
La Gestión de la Fuerza Laboral en el Comercio Minorista es solo una de las muchas formas en que UKG Pro Workforce Management puede ayudar a una empresa a crecer a través de la responsabilidad del empleado. Si desea aprender más sobre lo que el producto puede hacer por usted y su empresa, en Simms & Associates siempre estamos listos para hablar.