n el dinámico y competitivo paisaje de los sistemas de Gestión de la Fuerza Laboral (WFM), asegurar que las empresas maximicen sus inversiones en software es crucial. Las estadísticas indican que un asombroso 94% de las empresas no aprovechan completamente el software que adquieren (McKinsey & Company). En Simms & Associates, reconocemos que actividades exhaustivas de preventas y estimaciones precisas son la base para implementaciones exitosas de software.
Como Arquitecto de Servicios en Simms & Associates, frecuentemente participo en la etapa de preventas y trabajo estrechamente con el cliente durante la fase de descubrimiento. Es importante para mí conocer a nuestros clientes, recopilar y documentar todos sus requisitos, y desarrollar una comprensión de sus necesidades para asegurar un retorno máximo sobre la inversión.
Aquí está por qué actividades exhaustivas de preventas y estimaciones precisas son el arma secreta para evitar costosos desastres de TI en etapas posteriores:
La Estimación Precisa de Costos es Esencial
Entender el compromiso financiero antes de iniciar un nuevo sistema WFM o actualizar uno existente es vital. La estimación precisa de costos no se trata simplemente de asignar un precio; permite la toma de decisiones informadas.
Las empresas invierten considerablemente en soluciones de software y, sin estimaciones de costos precisas, corren el riesgo de excesos presupuestarios y recursos que se utilizan poco. En Simms & Associates, nuestras actividades de preventas garantizan proporcionar estimaciones de costos detalladas y precisas, permitiendo a los clientes asignar recursos de manera efectiva y evitar gastos inesperados que contribuyen al escaso uso del software.
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Definir Claramente el Alcance del Proyecto
Las discusiones de preventas son vitales para definir claramente el alcance del proyecto. El compromiso temprano con los clientes nos ayuda a comprender sus requisitos, objetivos comerciales y características deseadas. Esta claridad asegura que el sistema WFM se alinee con sus necesidades y expectativas específicas. Las empresas a menudo no aprovechan su software porque las soluciones no abordan completamente sus desafíos únicos. Al definir claramente el alcance del proyecto, nos aseguramos de que las soluciones entreguen el valor esperado, evitando que el software se convierta en otra inversión que no se rentabiliza lo suficiente.
Identificación y Mitigación Temprana de Riesgos
Un proceso exhaustivo de preventas nos permite identificar y mitigar los riesgos potenciales que podrían descarrilar el proyecto. Por ejemplo, pasar por alto la integración con otros sistemas de terceros puede llevar a retrasos y costos adicionales, contribuyendo a que el software no entregue todo su potencial. Al abordar estos riesgos durante la fase de preventas, podemos desarrollar estrategias proactivas para mitigarlos. Esta gestión proactiva de riesgos garantiza que el proyecto avance según lo planeado y que el software entregue los beneficios anticipados, mejorando el retorno sobre la inversión general y reduciendo la necesidad de solicitudes de cambio en etapas posteriores.
Establecimiento de Plazos Definidos
Los plazos definidos son integrales para nuestro proceso de estimación. Establecer cronogramas específicos para hitos del proyecto durante la preventa asegura que los clientes comprendan claramente la duración esperada del proyecto. Esta transparencia establece expectativas realistas y ayuda en la planificación de necesidades de capacitación y adopción del sistema. Una razón significativa por la que las empresas no aprovechan completamente su software se debe a una preparación inadecuada y plazos poco realistas. Al proporcionar plazos claros, ayudamos a los clientes a prepararse mejor, asegurando un proceso de implementación más fluido y un uso más efectivo del software y sus recursos desde el principio.
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Conclusion
El alto porcentaje de empresas que no aprovechan completamente sus inversiones en software subraya la importancia crítica de las actividades exhaustivas de preventas y las estimaciones precisas. En Simms & Associates, priorizamos estos aspectos para asegurar que nuestros clientes obtengan el máximo valor de sus sistemas WFM. Al enfocarnos en la estimación de costos, la claridad del alcance, la mitigación de riesgos y los plazos definidos, establecemos el escenario para implementaciones exitosas de software. Este enfoque previene inversiones desperdiciadas y asegura que nuestros clientes aprovechen completamente las capacidades de sus sistemas WFM, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa y un mejor retorno sobre la inversión.
Para más lectura, consulte fuentes como el informe de McKinsey sobre gestión de proyectos y utilización de software (Workamajig) (TeamStage) (McKinsey & Company).
No solo tome nuestra palabra en esto, vea lo que nuestros clientes dicen sobre nosotros.